La transformation digitale opérée par de nombreuses entreprises au Bénin depuis quelques années a conduit à l’utilisation de documents numériques autant que faire se peut. En effet, avec le volume des données d’entreprise qui ne cesse d’augmenter, la digitalisation des documents est avantageuse à bien d’égards. Elle est recommandée notamment pour une gestion optimale des archives. D’ailleurs, beaucoup d’entreprises disposant d’archives physiques ont amorcé le processus de dématérialisation. En quoi consiste la dématérialisation des archives ? Quels sont les avantages de cette pratique ? Pourquoi la dématérialisation des archives est importante pour les entreprises béninoises ? Voici tout ce que vous devez savoir sur l’archivage électronique des contenus, pierre angulaire d’une transformation digitale réussie.
En quoi consiste la dématérialisation des archives ?
Dématérialiser un document peut être simplement défini comme l’action de supprimer tout support physique. Ainsi, les données stockées de façon analogique, en l'occurrence sur du papier, sont transférées sur un support numérique. On parle de dématérialisation native lorsque le document est produit directement en format numérique. Mais la dématérialisation va au-delà de la numérisation de documents. C’est une solution informatique globale qui vous permet de redéfinir la gestion de vos documents d’entreprise, de la création à l’archivage. Pour trouver celle qui convient le mieux à votre activité, il est recommandé de faire appel à une s ociété d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin .
Une entreprise qui choisit de dématérialiser vise clairement un fonctionnement zéro papier. Dans les faits, ce n’est pas toujours possible. Un salarié peut par exemple demander son bulletin de paie en format physique comme un client peut exiger une facture sur papier. Pour cela, il faut être toujours en mesure de prendre en charge les deux formats aussi bien pour les documents sortants que ceux entrants. Cela dit, la tendance est davantage à la dématérialisation qu'à l’archivage physique. Si vous hésitez encore à passer le cap, sachez qu’en termes de bénéfices directs, cela vous permet de véhiculer une image moderne et dynamique. À moyen terme, c’est un outil de productivité qui vous permettra d’améliorer significativement le rendement de votre entreprise au Bénin.
Rechercher manuellement des documents prend beaucoup de temps donc coute des heures aux entreprises.
Dématérialiser pour gagner en productivité
La recherche manuelle de documents coûte chaque jour des heures aux entreprises à Cotonou et au Bénin. En choisissant la gestion électronique des documents (GED), vous gagnez un temps très précieux dans un monde de plus en plus concurrentiel où chaque seconde compte. Dématérialiser permet d’automatiser certaines tâches récurrentes. Envoyer des factures par exemple vous prendra moins de temps avec un logiciel GED. L’optimisation des processus est un critère qui vous permettra aussi de vous démarquer de vos concurrents. Vous serez en mesure de traiter plus rapidement les requêtes quotidiennes et d'apporter une réponse plus rapide à vos clients, fournisseurs et prestataires. Par ailleurs, certaines tâches deviennent même obsolètes et leur suppression vous permet de réduire les coûts.
Faciliter l’accès aux données grâce à un système de gestion électronique de documents
L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises béninoises choisissent de supprimer le papier est la centralisation et le partage de l’information que permet la GED. Vous avez peut-être déjà subi la déconvenue de perdre un document physique ou de perdre un temps fou à le retrouver. Avec la dématérialisation, tous vos documents d’entreprise sont centralisés sur une base de données unique. Grâce à un système de classement interne, l’information est facilement accessible à vos collaborateurs. Ce qui facilite grandement le travail collaboratif et réduit le délai de prise de décision.
Le processus de dématérialisation des archives d'entreprise au Bénin
La dématérialisation fait souvent craindre le risque de pannes informatiques qui pourrait rendre les données d’entreprise inaccessibles. En faisant appel à un professionnel de l’archivage numérique à Cotonou et au Bénin, vous êtes sûr de respecter toutes les étapes nécessaires pour une dématérialisation des archives réussie. Un état des lieux est nécessaire pour évaluer vos besoins en termes d’espaces de stockage et de temps de traitement des documents. Une fois la solution numérique de gestion quotidienne des documents et dossiers mise en place, il est parfois utile de former vos collaborateurs à son utilisation. Il est aussi nécessaire de communiquer sur ce nouveau processus en interne, mais aussi auprès de vos clients, fournisseurs et autres partenaires externes.
Vous êtes convaincu de l’importance de la dématérialisation des archives pour un meilleur fonctionnement de votre entreprise ? Contactez dès maintenant votre société d’archivage à Cotonou et au Bénin pour une transformation digitale réussie.
