La constitution des archives est inhérente à l’activité de toute entreprise ou structure professionnelle. Cela dit, faut-il conserver ses archives sous forme physique ou en format numérique ? C’est la question que tout le monde se pose avant de choisir sa société d’archivage à Cotonou et au Bénin. La réponse est loin d’être radicale. Pour trouver la solution qui convient le mieux pour vous, il est essentiel de comprendre les différences entre l'archivage physique et numérique au Bénin et les implications pour les entreprises. Focus sur les avantages et les points perfectibles des deux options et l’intérêt d’adopter un modèle hybride pour sécuriser le stockage des documents professionnels.
L’archivage numérique pour une gestion optimisée des documents d’entreprise
Il existe encore des cas où vous êtes légalement tenu d’apporter la preuve physique d’un document au Bénin. Mais avec les technologies de l’information et de la communication, la tendance est aux documents numériques, qui ont désormais la même valeur que les documents papiers. D’ailleurs, en faisant appel à une société d’archivage numérique et physique- GED à Cotonou et au Bénin , elle vous recommandera en priorité l’archivage numérique pour une meilleure sécurité de vos archives.
L’autre avantage des solutions de gestion électronique des documents, c’est la capacité de gérer un volume important de données. Les entreprises génèrent de plus en plus de documents. Pour les moyennes et grandes entreprises à Cotonou et au Bénin, l’archivage numérique est nécessaire pour améliorer la sécurité des documents et faciliter leur accessibilité. En termes de productivité, tous ceux qui ont choisi la gestion électronique des documents sont unanimes sur les avantages de gain de temps et de flexibilité. Si l’archivage numérique concurrence fortement la méthode physique, celle-ci n’est pas encore obsolète.
Par le passé; tous les documents liés à l'activité de l'entreprise étaient triés et classés de cette façon.
L’archivage physique, une solution traditionnelle toujours utile
Jusque dans les années 2000, aucune entreprise au Bénin ne pensait à stocker autrement ses archives que physiquement. Pour ce faire, tous les documents générés par l’activité de l’entreprise étaient triés et classés avant d’être stockés. Le lieu de conservation était alors interne à l’entreprise ou délocalisé. Encore aujourd’hui, certaines petites entreprises ont recours à l’archivage physique, estimant que le volume de documents produits ne nécessite pas l’utilisation d’une solution technologique. Dans un contexte où la sécurité des documents est un enjeu pour les entreprises, l’archivage physique ne présente aucun risque de piratage ou de corruption des données. Mais cela ne veut pas dire que c’est un moyen plus sûr que l’archivage électronique.
Qu’est-ce qui différencie l’archivage physique de l’archivage numérique ?
Le risque majeur dans les opérations d’archivage de données reste la sécurité des archives. En la matière, les deux méthodes ont des failles potentielles. Alors les solutions numériques font craindre les pannes informatiques, logiciels malveillants ou défaillance de matériel, les documents archivés physiquement peuvent être endommagés par des situations telles que des dégâts des eaux par exemple. Cela dit, avec les nombreux avantages de la GED et le nombre croissant d’entreprises qui y ont recours, les sociétés d’archivage au Bénin utilisent les outils technologiques de dernière génération pour protéger les documents numériques. Archivage numérique ou physique, pour garantir l’intégrité de vos documents d’entreprise, faites confiance à des professionnels qualifiés et expérimentés.
S’il fallait mettre en opposition les deux solutions d’archivage, on mettrait au crédit de l’archivage numérique la possibilité d’accéder aux documents à distance, le gain de temps et d’espace ainsi que les options de sauvegarde qui rendent quasiment nulles les chances de perdre un document. Pour ce qui est de l’archivage physique, il est plébiscité parce que sa mise en place ne nécessite pas de grands moyens et qu’il reste indispensable dans certains cas. Vous l’aurez compris, les deux solutions ont leurs atouts et leurs points perfectibles. Au lieu d’en choisir une, peut-être qu’une solution mixte est la clé d’un système d’archivage performant.
Archivage numérique ou physique, quelle est la meilleure option pour les entreprises au Bénin ?
Avec l’avènement des technologies de l’information et de la communication, la stratégie d’archivage des documents professionnels a un rôle crucial sur le rendement des entreprises au Bénin. La question essentielle à se poser au moment de définir sa politique d’archivage n’est pas comment choisir entre l’archivage physique et numérique. Mais plutôt, comment utiliser l’archivage électronique au service de la protection des données ? Pour quel type de document est-il recommandé ou légalement obligatoire de recourir à l’archivage physique ? L’objectif est de trouver un modèle cohérent avec les enjeux de votre structure. Pour cela, faites-vous accompagner par l’une des meilleures sociétés d’archivage numérique et physique à Cotonou et au Bénin.
