Description du poste : Missions principales
Gérer l'agenda et les priorités de la Direction Générale, avec un suivi proactif.
Coordonner les déplacements professionnels (billetterie, hébergement, visas, etc.).
Assurer le traitement des courriers entrants et sortants, et veiller à leur archivage organisé.
Développer et maintenir un système de gestion documentaire numérique efficace.
Rédiger, relire et structurer tous types de documents (rapports, présentations, notes stratégiques).
Superviser la tenue des locaux (sécurité, propreté, approvisionnement des fournitures) et gérer la relation avec les fournisseurs.
Identifier et proposer des améliorations pour optimiser les processus internes.
Coordination Administrative & Gestion
le point de contact privilégié entre la Direction et l'agence ou les équipes communication
Préparer et suivre les dossiers administratifs courants, en lien avec les services RH, financiers et juridiques.
Gérer les contrats de prestation, la facturation et les paiements en collaboration avec le service comptable.
Contribuer à l'élaboration du budget annuel pour les opérations administratives et en assurer le suivi.
Auditer régulièrement les procédures internes et proposer des optimisations.
Supervision de la Communication & Community Management
Concevoir des campagnes de communication internes pour assurer l'adhésion des équipes aux initiatives de l'organisation.
Superviser les outils numériques (site web, intranet, réseaux sociaux) et les actualiser régulièrement.
Assurer la cohérence visuelle et éditoriale de tous les supports de communication.
Analyser les performances des campagnes digitales (audience, impact, ROI) et établir des rapports détaillés.
Former et accompagner les équipes internes pour adopter les bonnes pratiques de communication et de gestion des outils numériques.
Entretenir des relations stratégiques avec les partenaires institutionnels et les influenceurs clés.
Profil recherché pour le poste : Office Manager - Cotonou
Formation
Bac+4/5 en assistant de direction, management, gestion administrative, communication, marketing, ou domaines connexes.
Expérience
Expérience de 5 ans ou plus dans une fonction similaire, avec des responsabilités transversales.
Une expérience réussie dans un environnement multitâche et exigeant est un atout.
Bonne connaissance des spécificités liées à la gestion des bureaux et à la communication digitale.
Compétences clés
Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
Solides compétences en gestion de projet, incluant planification, priorisation et suivi.
Excellentes compétences relationnelles et sens aigu du service client.
Capacité à gérer des situations imprévues avec sérénité et réactivité.
Expérience en stratégie de communication et gestion de crise.
Qualités personnelles
Leadership naturel et aptitude à fédérer les équipes autour des objectifs de l'organisation.
Curiosité intellectuelle et volonté d'apprendre en continu.
Résilience et capacité à travailler sous pression.
Sens aiguisé de l'esthétique et de la présentation.
Critères de l'annonce pour le poste : Office Manager - Cotonou
Métier : Gestion, comptabilité, finance - Marketing, communication - Secrétariat, assistanat
Secteur d´activité : Services collectifs et sociaux, services à la personne
Type de contrat : CDI - CDD
Région : Cotonou
Ville : Cotonou
Niveau d'expérience : Expérience entre 2 ans et 5 ans - Expérience entre 5 ans et 10 ans - Expérience
10 ans * Niveau d'études : Bac+4 - Bac+5 et plus
Nombre de poste(s) : 1