DIP SYSTEMES AFRIQUE

Le mot du Dirigeant

« La dématérialisation est devenue une exigence aussi bien pour les économies en quête de compétitivité que pour les entreprises qui souhaitent maitriser leur organisation et assurer leur pérennité.

Cependant, nous avons compris que la « full numérisation » n’est pas rentable et avons mis au point une offre d’archivage Mixte, alliant physique et numérique.

Cette nouvelle démarche, nous l’avons concrétisée par la création du 1er Centre de Conservation Documentaire Sécurisé sur Abidjan. Projet créé en joint-venture avec la filiale Afrique du n°1 mondial de l’archivage physique !

Notre métier, est bien de vous accompagner dans ce processus en mettant à votre disposition notre expérience, nos méthodes d’organisation, nos outils technologiques, les « best practices » et tout notre savoir-faire.

Nous remplissons cette mission depuis plus de deux décennies autant en Europe, qu'en Afrique et spécifiquement depuis 2009 en Côte d'Ivoire.

Notre engagement, c’est votre performance. »

                                                                                                          Denis MOTTE

Présentation de l’entreprise

Dip Systèmes Afrique

Éditeur spécialisé et dédié dans la Gestion Électronique de Documents (GED) depuis 1993, DIP Systèmes France a ouvert sa filiale AFRIQUE en 2008 avec la Côte d’Ivoire comme base logistique.

Devant les spécificités du marché Africain, la filiale a développé une solution logicielle d’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE.

En 2012, la filiale est devenue autonome.

Avec ses nombreuses références gagnées depuis 2008, DIP SYSTEMES AFRIQUE est encore à ce jour l’acteur de référence sur la Côte d’Ivoire et ambitionne de le devenir avec l’archivage physique (nouvelle offre d’externalisation).
DIP Systèmes Afrique développe et commercialise une solution complète autour de l’Archivage Electronique multimédia basées sur toute l’expérience de l’Atelier de Génie Documentaire e-Dip.

Dip Systèmes Afrique propose également l’offre de services associée à la mise en œuvre de ses solutions :

• Audit et conseil
• Installation
• Formation
• Suivi de projet
• Maintenance et Assistance technique

Son activité s’est étoffée en 2018 avec le couplage d’une offre d’externalisation d’Archivage Physique assurant ainsi une solution globale d’Archivage Mixte.

Avec une cinquantaine de grands comptes sur la Côte d’Ivoire qui sont équipés en ARCHIVAGE ELECTRONIQUE, parmi lesquelles nous pouvons citer : BNTED (CI), SGG (Secrétariat Général du Gouvernement), SIFCA (CI), CIE (CI), SGS (CI), SICTA (CI), GREL (Ghana), TOTAL, …

DIP Systèmes Afrique est très engagée dans l’écosystème local :

- Membre du conseil d’administration du GOTIC (www.gotic.ci)
- Chargé d’animation de la commission NTIC de la Chambre de Commerce Européenne en Côte d’Ivoire (www.eurochamci.com)
- Membre Fondateur de la FRENCH TECH d’Abidjan (www.frenchtechabidjan.ci)

Chiffres clés

Depuis 2008, en Côte d’Ivoire, c’est plus d’une cinquantaine de grands comptes cumulant plus de 5000 accès concurrents.

Malgré, un contexte économique compétitif, DIP Systèmes Afrique, tout en se concentrant sur ses clients et leurs attentes, a développer le marché local. La croissance à toujours été au rendez-vous et a permis le lancement du projet du 1er Centre de Conservation Documentaire Sécurisé sur Abidjan.

DIP Systèmes Afrique reste une entreprise à échelle humaine, une équipe dédiée aux technologies de l’archivage électronique et depuis 2018, Mixte.

Chaque dossier client est abordé au travers du Plan Qualité par un binôme « commercial / technique » de manière à offrir le meilleur suivi projet ainsi que de la maintenance et du support. Répartition du chiffre d’affaire entre le service et la licence.

Dates clés

2019

- Signature SG-CI (Banque)
- Signature AGEROUTE SAE (Industrie)
- Signature SAHAM avec RIM (Assurances)
- Signature BGFI (Banque)

2018

- Création du 1er Centre de Conservation d’Archivage Physique Sécurisé, 1er par la taille, 1er par les nouveaux services innovants
- Signature AGEROUTE (Infrastructures)
- Signature LAFARGE (Industrie)
- Signature GRAS SAVOYE (Assurances)
- Signature ADVANS (Banque)

2017

- Signature GMP (Groupe Médical du Plateau)
- Extension DFC (Direction Financière & Commerciale) CIE
- Signature CNP (Centre National de Presse)

2016

- Signature Cours des Comptes (Finance Etats)
- Signature MOVIS (Transit)
- Signature GEC pour l’ANCI (Assemblée Nationale)
- Signature Pullman (Hôtellerie, Archivage physique)

2015

- Signature UNIWAX (Textile, Archivage physique)
- Signature BICICI (Banque)
- Signature SUNU (Assurances)
- Signature Petro Ivoire (Produits pétroliers)
- Signature GIE AMI (Groupement d’Intérêt Economique dans l’Agroalimentaire)
- Signature ANARE (Autorité Nationale de Régulation du Secteur de l’Electricité)
- Signature SGG (Secrétariat Général du Gouvernement) CI

2014

- Signature PUIUR-PRICI (Point d’Appui Banque Mondiale)
- Signature BDEAC (Banque des Etats de l’Afrique Centrale)
- Signature Aéria (Aéroport d’Abidjan)
- Signature ORANGE-CI (Opérateur Téléphonique)
- Signature UA-Vie (Assurances => SUNU)

2013

- Signature clients SANIA (Huile de Palme)
- Signature GREL au Ghana
- Signature CGECI (Patronat Ivoirien)

2012

- Signature NESTLE (Agroalimentaire)
- Signature client CIE (Compagnie Ivoirienne d’Electricité)
- Signature SICTA (contrôle technique)
- Signature SGS (Assurance qualité industrielle)
- DIP AFRIQUE devient autonome (100% Capitaux Africains)

2011

- Ouverture du 1er scanning center 220 pages/mm, 11 opérateurs
- Signature du groupe de presse Olympe (Soir Info, L’Inter)
- Signature groupe SIFCA

2010

- Agrément DIP AFRIQUE par le VITIB

Quelques une de nos références clients

Nos références vous montrent que nous développons des solutions professionnelles capables de s'adapter à tous les besoins de classement, d'archivage et de traitement de l'information.

Quelques références de Projets réalisées en Côte d’Ivoire

	Produits utilisés : e-Dip Capture, e-Dip OSS, e-Dip for Outlook, e-Dip for Explorer Description de l’application : Gestion de l’Archivage Electronique et GED Type de documents traités : TOUT (Compta, Commercial, …) Diffusion : intranet
	Produits utilisés : e-Dip Capture, e-Dip OSS Description de l’application : Gestion de l’Archivage Electronique et GED Type de documents traités : Dossiers clients Diffusion : intranet
	Produits utilisés : e-Dip Capture, e-Dip OSS Description de l’application : Gestion de l’Archivage Electronique et GED Type de documents traités : TOUT (Compta, commercial, juridique, …) Diffusion : intranet
	Produits utilisés : e-Dip Capture, e-Dip OSS Description de l’application : Gestion de l’Archivage Electronique et GED Type de documents traités : Coupon de factures clients, Compta, Ressources humaines Diffusion : intranet

Méthodologie de gestion qualité

Synoptique du processus © QualiGed

Pour mener à bien un projet SAE et/ou GED, il est important de mettre en place une structure et une démarche de gestion de projet rigoureuse. Le schéma ci-dessus détaille de façon synthétique notre démarche projet :

Suivi de projet

Afin d’assurer un maximum d’efficacité au projet, nous proposons que le suivi de projet s’appuie sur un « tiers » (chef de projet). En effet, cette interface permettra de meilleurs échanges entre le donneur d’ordres (CLIENT) et l’exécutant (DIP Systèmes Afrique).

Cette organisation à 3 (client / Suivi de projets / fournisseur) est indispensable afin de pouvoir « voir » le projet avec hauteur et faire respecter la méthodologie projet convenue.

Audit documentaire

Aucune entreprise ne peut passer de la culture du papier à l’ère numérique sans une réflexion préalable forte. D’autant plus qu’en Côte d’Ivoire, les habitudes du papier sont fortes et l’archivage souvent dévalorisé.

Notre objectif est bien d’accompagner nos clients à transformer le point mort existant qu’est le papier, en une source de productivité où le document devient une réelle valeur ajoutée.

Nous proposons un service d’audit documentaire méthodologique éprouvé sur le terrain et sur des groupes significatifs (SIFCA par exemple).

L’objectif de l’audit est de fournir :

- Un livrable écrit détaillé présentant le schéma directeur GED (SDG), qui constituera un «guide de gestion des documents d’archives de l’entreprise ». Instrument de référence, il établit le plan de classification et les règles de conservation des documents.
- Une présentation orale récapitulative pour la direction générale

L’Audit intègre le monde normatif et les standards relatifs aux Systèmes d’Archivage Electronique (SAE), au Modèle de spécifications pour la gestion des documents électroniques (appelé Record Management au travers notamment de la norme Internationale ISO 15489). Il s’agit d’une démarche intégrée permettant de marier de manière homogène tous les composants logiques du Système d’information, en adéquation avec l’environnement règlementaire, technique et administratif.

Afin d’être fiable, pragmatique et au plus près des besoins, la démarche s’appuiera donc sur :

- La revue de l’ensemble des services cibles afin d’identifier leur fond documentaire, les problèmes inhérents (stockage, recherche, diffusion) et comprendre leur cycle de vie;
- la prise en compte de l’environnement informatique afin de créer des éléments communicants;

Cette démarche est une approche participative impliquant dans un 1er temps les responsables de services, futurs bénéficiaires du travail.

De même, nous proposons une séance de sensibilisation de tous les acteurs impliqués dans le projet avant le démarrage effectif de la mission pour expliquer autant la démarche que les enjeux.

Présentation de l’expert de l’audit

Denis MOTTE, Directeur associé chez Dip Systèmes Afrique, est ingénieur CNAM PARIS (Conservatoire national des Arts et Métiers), spécialiste « documentaire » depuis plus de 15 ans au sein de structures dédiées dans le monde de la GED en Europe.

Depuis 2008, il est basé sur Abidjan, intervient sur des expertises techniques, participe en tant qu’expert à des groupes de projets au sein de projet de modernisation du nouveau gouvernement, anime des sessions de vulgarisation sur la Gestion Electronique de Documents (« les Jeudis de l’Information ») et propose des formations sur l’Archivage Electronique en intra ou inter-entreprises.

Il a mené plusieurs audits d’envergures petites et grandes que ce soit au sein du groupe SIFCA, CIE, SODECI, GMA, FPM, …

Il sera accompagné dans la mission proposée d’un conservateur certifié et si besoin d’archivistes si besoin était, pour explorer les fonds en vrac.

Installation de Scanning Center (clef en main)

Depuis septembre 2011, Dip Systèmes ouvre des « scannings center » dont le 1er à VRIDI (ABIDJAN) permettant d’offrir en prestation, en location ou en achat des systèmes clefs en main d’archivage électronique opérationnels ! Donnez-nous vos documents et nous vous fournissons une base de données GED !

Nous offrons aussi la possibilité d’héberger vos données pour une consultation WEB sécurisée via notre offre SaaS.

De quelques milliers à plusieurs centaines de milliers, le scanning center vous prend à charge autant les documents que leur indexation !

Offre produit

L’Offre Système d’Archivage Electronique (SAE)

Pour répondre à votre projet de dématérialisation et afin d’en satisfaire ses objectifs, nous vous proposerons notre solution :

e-Dip Capture: Suite pour la gestion de toute la chaine capture : l’Indexation, la Numérisation (capacité de reconnaissance de zones OCR, Code à Barre, …), le Reclassement, le Transfert vers la GED et la Gestion des DUA (durées Légales de conservation).

Notre solution e-Dip Capture s’intègre avec toutes les solutions GED du marché. Si naturellement, la suite e-Dip est un standard de GED, les offres OnBase, Alfresco, M-files, Docubase restent des systemes cibles compatibles.

Ainsi le client est libre de son choix pour créer son ECM avec e-DipCapture. Tous les détails produits sont disponibles sur notre site www.dipAfrica.com

L’offre GED Dip Afrique

En développant l’offre d’Archivage, nous avons pu identifier des besoins standards redondants. Pour cela nous avons à notre catalogue des applications « prêtes à l’emploi » :

• Une gestion électronique du courrier entrant / sortant (GEC),

• Des outils GED d’alimentation de la production quotidienne

Gestion du courrier entrant / sortant

Des outils simples pour la production documentaire quotidienne

Archivez c’est bien mais c’est mieux si votre production quotidienne est prise en compte dès la production du document, au plus près possible du producteur !

Que ce soient des fichiers bureautiques, des fax reçus ou encore mails, archivez les électroniquement directement et éviter ainsi l’impression.

Cependant, en cas de copie papier probante, le système gère le double stockage : Archivage électronique ET archivage physique (archivage Mixte). Exemple d’alimentation d’un mail Outlook dans le Système d’Archivage Electronique, par simple opération « drag and drop »

Le Client WEB livré (e-dip OSS)

Si le client n’est pas déjà équipé d’un logiciel GED ou pour un confort supplémentaire de puissance de recherche, le client peut choisir d’utiliser le client WEB proposé.

E-dip OSS est principalement orienté CONSULTATION et diffusion. Bien qu’il le permette, la mise à jour sporadique reste possible.

Pour information, e-Dip OSS est une solution full-web intégrant à la fois le moteur d’indexation et le moteur de recherche.

Les connecteurs de capture suivant existent :

• E-Dip for Outlook (archivage de mails et des pièces jointes)

• E-Dip for Explorer (Capture depuis l’Explorateur Windows)

L’application étant « full-web » elle peut parfaitement s’intégrer au sein d’un portail documentaire e-Dip portail ou autre.

Offre Matériel dédié

La gamme de scanners est très large en démarrant à quelques centaines de milliers de francs CFA jusqu’à plusieurs millions ! Chaque scanner correspond à une utilisation précise. Vous devez choisir le bon scanner en fonction de vos besoins. Pour identifier les besoins, vous devrez vous poser les questions suivantes :

• Quelle est la volumétrie jour ou mensuelle à traiter ?
• Le scanner est-il attaché à un poste ou doit être disponible en réseau ?
• Quelle est la nature de mes documents (taille, grammage, couleur) ?

La solution e-Dip Capture est compatible avec tous les modèles de scanners du marché. Nous préconisons cependant les marques Kodak et Fujitsu que nous distribuons en Côte d’Ivoire.

Bien que nous soyons compatibles avec presque tous les scanners du marché, pour le matériel professionnel, nous préconisons les marques Fujitsu et Kodak. Des technologies dédiées et fiables, compatibles avec les contraintes de nos climats.

L’archivage Physique

Dip Systèmes Afrique est le partenaire numérique de RIM CI qui dispose d’un centre de conservation pour la gestion et conservation des archives papiers à Vridi cité Zone douanes.
RIM CI vous propose donc de conserver et sécuriser vos archives dans ce Centre de Conservation, hautement sécurisé (feu, inondation, intrusion, nuisibles, ..).