Description du poste :
Assistant(e) de Direction
Description du poste
L’Assistant(e) de Direction apporte un appui organisationnel, administratif et stratégique à la Direction Générale. Il/elle assure la gestion des agendas et déplacements, la préparation des réunions, le suivi des dossiers stratégiques ainsi que la circulation des informations, dans le respect strict de la confidentialité.
Missions principales
• Gérer et optimiser l’agenda de la Direction Générale : rendez-vous, réunions et déplacements.
• Organiser les déplacements professionnels : réservations, hébergements, visas, ordres de mission et feuilles de route.
• Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires institutionnels et clients stratégiques.
• Réceptionner, trier, prioriser et traiter les courriers et emails de la Direction.
• Rédiger et mettre en forme les notes de service, courriers officiels, comptes rendus, rapports et présentations.
• Assurer le classement, la numérisation et l’archivage sécurisé des documents confidentiels.
• Préparer les réunions du CODIR, Conseils d’Administration et Assemblées Générales : convocations, ordres du jour et dossiers.
• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus, puis assurer le suivi de l’exécution des décisions.
• Coordonner l’organisation logistique des séminaires, réunions et réceptions officielles.
• Assurer le suivi des notes de frais, de la petite caisse et des factures des prestataires du secrétariat.
• Relayer les directives de la Direction auprès des différents services et assurer le suivi des projets transversaux.
Profil recherché
• BTS Assistant(e) de Manager/Direction, Licence professionnelle ou Master en Secrétariat de Direction, Communication, Administration des Entreprises ou domaine équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire auprès d’une Direction Générale ou d’un membre d’un Comité de Direction.
• Excellente maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral.
• Anglais professionnel impératif, à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise avancée du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
• Maîtrise des outils de visioconférence et des agendas partagés.
• Excellentes capacités de prise de notes et de rédaction de procès-verbaux.
Qualités recherchées
• Discrétion, confidentialité et réserve professionnelle absolues.
• Sens aigu de l’organisation et des priorités.
• Excellente présentation et aisance relationnelle.
• Réactivité, proactivité et capacité d’anticipation.
• Résistance au stress et grande flexibilité.
Candidature
Le dossier doit comprendre :
• Un CV à jour.
• Une lettre de motivation précisant la disponibilité et les prétentions salariales.
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