Description du poste :
Objectif du poste
Nous recherchons une Secrétaire de Direction Senior hautement qualifiée, exclusivement issue du secteur immobilier, pour accompagner la Direction Générale dans le pilotage administratif, stratégique, commercial et juridique de l’agence. Ce poste requiert rigueur, proactivité et discrétion, avec une connaissance approfondie des procédures immobilières.
🛠️ Missions principales
Gérer l’agenda, les déplacements, rendez-vous et réunions de la Direction avec efficacité et discrétion.
Assurer le suivi administratif complet des dossiers immobiliers (contrats, mandats, baux, courriers, comptes rendus…).
Organiser les réunions stratégiques (ordre du jour, rédaction des PV, suivi des décisions).
Appuyer la Direction dans le pilotage opérationnel avec les équipes internes (commercial, comptabilité, juridique).
Gérer la correspondance professionnelle avec les clients, notaires, administrations et partenaires.
Superviser le classement rigoureux et l’archivage physique et numérique des dossiers immobiliers.
Participer à la rédaction ou au contrôle de documents juridiques et contractuels immobiliers (mandats, VEFA, compromis…).
Relayer les indicateurs de performance commerciale et soutenir les actions de relance.
Représenter la Direction auprès des institutions publiques (cadastre, conservatoire, impôts, CNPS...).
Garantir la confidentialité des informations stratégiques traitées au quotidien.
👤 Profil recherché
🎓 Formation requise :
BTS, Licence ou Master en Secrétariat de direction ou Professions immobilières (obligatoire).
Aucune autre filière n’est acceptée sans expérience prouvée en agence immobilière.
💼 Expérience exigée :
Minimum 4 ans d’expérience continue comme secrétaire de direction dans une agence immobilière reconnue.
Références professionnelles obligatoires (avec contact vérifiable).
Justifier d’une maîtrise des procédures immobilières (baux, VEFA, litiges fonciers, mandats, relations notaires…).
🧠 Compétences & qualités requises
Connaissance approfondie des processus immobiliers (mandats, actes notariés, VEFA…).
Excellente capacité rédactionnelle (notes, PV, contrats, correspondance).
Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Organisation, sens du détail, respect des délais.
Discrétion professionnelle absolue et bonne présentation.
Communication fluide et professionnelle avec les clients VIP et partenaires institutionnels.
Polyvalence, autonomie, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Notions basiques d’anglais professionnel (lecture et rédaction simples).
Permis de conduire apprécié pour déplacements éventuels.
📄 Dossier de candidature
Condition préalable : Être libre de tout engagement professionnel au moment de la candidature.
Un CV détaillé avec références professionnelles vérifiables.
✅ Une lettre de motivation ciblée, mettant en avant :
votre motivation pour le poste,
votre vision du métier de secrétaire de direction en immobilier,
votre valeur ajoutée pour la direction.