Description du poste :
Responsabilités et responsabilités
Aménagement du bureau
Soutenir la création d’un nouveau bureau au Sénégal, y compris toute la coordination pertinente avec les autorités locales et les équipes du siège de la BERD. Travailler en étroite collaboration avec le chef du bureau, établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les autorités locales et les organismes gouvernementaux, principalement le ministère des Finances et le ministère des Affaires étrangères, les autorités fiscales, afin de résoudre tout problème lié au statut de la BERD, aux visas/accréditations/TVA.
Administration, gestion immobilière et administrative
Coordonner l’entretien régulier du bureau : inventaire du bureau, fournitures et équipements de bureau et véhicules. Assurer la liaison avec le propriétaire en collaboration avec le responsable du bureau et des services administratifs concernant le bail, les déménagements de bureaux, la rénovation et les problèmes d'entretien régulier. Coordonner tous les problèmes de sécurité et médicaux du RO avec le chef de l'unité Santé et Sécurité, siège. En collaboration avec les unités concernées du siège et le chef du RO, acheter et gérer les achats et les cessions ; gérer les contrats de service, les polices d'assurance, les services publics, etc. Coordonner les prestataires externes pour assurer un travail de bonne qualité dans les délais. Agir en tant que coordinateur des RH : prendre des dispositions pour le processus d'inscription auprès du ministère des Affaires étrangères, les questions d'accréditation du personnel non local et de leurs familles ; les dossiers de congés de maladie, la mise à jour des contacts pour les assurances médicales ; l'enregistrement des dossiers de maladie et les rapports aux RH, le cas échéant. Agir en tant que coordinateur informatique : organiser les postes de travail (bureaux, PC, téléphones de bureau) pour les nouveaux arrivants du RO, attribuer les bureaux aux visiteurs du RO, fournir une assistance au RO et au personnel en visite ; coordonner avec le service informatique du siège et les spécialistes informatiques du RO situés dans la région, aider le personnel à résoudre les problèmes informatiques/techniques liés au fonctionnement de l'équipement (appels audio/vidéo) et familiariser le personnel avec les politiques informatiques. Agir en tant que point focal de sécurité local, préparer des mises à jour régulières du plan de continuité des activités du RO et participer aux événements du plan de sécurité des Nations Unies. Coordonner avec le service des publications de la BERD la commande de publications et autres supports marketing à distribuer localement, y compris le traitement des documents d'importation. Mettre en œuvre les procédures d'archivage des bureaux régionaux conformément aux exigences de l'unité de gestion des documents et des archives.
Comptabilité et finances
Préparer le projet de budget annuel et le budget semestriel pour examen et discussion avec le chef de bureau et le responsable du budget du groupe d'activité, et soumettre l'état budgétaire mensuel à l'approbation du chef de bureau. Suivre régulièrement le budget du bureau régional et effectuer des vérifications ponctuelles de l'état budgétaire pour vérifier la disponibilité des fonds nécessaires aux achats budgétaires du bureau régional. Traiter et valider les demandes de remboursement de dépenses et toutes les autres transactions SAP du RO, y compris le rapprochement régulier des cartes de crédit RO Corporate du voyageur. Gestion des comptes du RO ; approbation des paiements Nostro/espèces dans les limites de sa propre limite, exécution des virements bancaires ; gestion des rapprochements mensuels de la petite caisse, tout en assurant la séparation nécessaire des tâches connexes au sein du RO, examen et paiement des factures des fournisseurs locaux. Rapports en temps opportun au siège de Nostro Control et demande de transfert de fonds pour les centres de coûts RO depuis le siège.
Supervision du personnel
Lorsque désigné, assurer une supervision efficace du personnel admissible aux heures supplémentaires et du personnel des services généraux, y compris la coordination de leur charge de travail, le suivi des heures supplémentaires et la formation en cours d'emploi. Sur demande, fournir des informations pour l’établissement des objectifs annuels et la rétroaction sur le rendement, le suivi de la charge de travail et la formation en cours d’emploi. Promouvoir et servir de modèle en matière de compétences comportementales et de comportements d'entreprise de la Banque, en veillant à leur respect au sein de l'équipe ou des équipes afin que les normes les plus élevées d'intégrité et de conduite éthique soient respectées à tout moment.
Soutien administratif au chef du RO et/ou aux autres banquiers
Selon les besoins, fournir un soutien administratif global au chef du bureau et (le cas échéant, aux autres banquiers). Rédaction de lettres officielles et de correspondance administrative pertinente à soumettre à l'examen du chef du bureau régional.
Connaissances, compétences, expérience et qualifications
Un baccalauréat est préférable, ou une expérience équivalente dans des domaines d'expertise pertinents. Une expérience locale antérieure dans une fonction administrative/comptable de haut niveau (y compris en tant que superviseur) dans une entreprise internationale ou de premier plan est préférable. Capacité à travailler de manière autonome et de sa propre initiative au quotidien. Solides compétences organisationnelles, capacité démontrée à établir des priorités. Solides compétences en communication, y compris la capacité de communiquer avec confiance et assertivité. Excellentes compétences interpersonnelles. Capacité à bien faire face et à rester calme sous pression. Capacité à gérer des questions hautement confidentielles et sensibles. Fiable et flexible avec une attitude professionnelle. Comportement impeccable envers les clients et les collègues. Diligent avec un haut degré d'intégrité. Capacité à accomplir les tâches dans les délais impartis, en respectant les délais et en portant une attention particulière aux détails. Très bonne maîtrise écrite et orale de l'anglais et du français. Bonne maîtrise de toute autre langue locale/du pays.
À quoi ressemble le travail à la BERD ? / À propos de la BERD
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