Description du poste :
Principales responsabilités
Soutien exécutif et calendrier
Gérer le calendrier, les rendez-vous et les déplacements du directeur national.
Établir des priorités et programmer des réunions, en veillant à une gestion optimale du temps.
Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures prises lors des réunions.
Voyager avec le CD selon les besoins
Rôle de communication et de liaison
Agir en tant que premier point de contact entre l’exécutif et les parties prenantes internes/externes.
Rédiger, réviser et gérer la correspondance, les rapports et les présentations.
Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.
Gestion administrative et de bureau
Superviser les tâches administratives, y compris le classement, la gestion des données et le suivi des dépenses.
Coordonner les opérations de bureau afin d’assurer le bon déroulement du travail.
Aider à la préparation du budget, à l’approvisionnement et à la gestion des fournisseurs.
Planification de voyages et d’événements
Organiser les voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement et les itinéraires.
Planifier et coordonner les réunions de direction, les sessions du conseil d’administration et les événements d’entreprise.
Assurer l’organisation logistique des engagements de haut niveau.
Soutien aux parties prenantes et au conseil d’administration
Préparer des documents et des rapports pour les réunions du conseil d’administration et les discussions de la haute direction.
Soutenir les processus de gouvernance en gérant la documentation et la communication du conseil d’administration.
Coordonner le suivi des décisions et des mesures prises lors des réunions de direction.
Gestion financière
Préparer le budget du bureau du directeur national.
Préparer les rapports financiers sur les voyages pour le CD
Projet Gestion
Assistant dans la coordination de projets spécifiques
Suivre l’avancement du projet et assurer la liaison avec les équipes concernées
Formation et certifications
Licence en administration des affaires, en gestion, en communication ou dans un domaine connexe.
Expérience
Au moins deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant personnel ou dans une fonction similaire.
Connaissances
Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques est un atout.
Compétences
Créativité
Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de [secteur spécifique, par exemple, organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques] est un atout.
Analyse et rédaction de rapports
Compétences en matière de présentation et de communication
Planification, organisation, gestion du temps et coordination
Maîtrise de l’anglais et du français à l’écrit et à l’oral
Maîtrise de Microsoft Office Suite, de Google Workspace et des outils de gestion de projet
Solides capacités d’organisation et d’exécution de tâches multiples.
Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
Capacité à travailler de manière indépendante et à maintenir le professionnalisme dans des situations de forte pression.
Pour postuler, envoyez votre CV à : assistant-direction@afrirh.odoo.com
Voir aussi: Modèle de CV Assistant de direction.