Description du poste :
Accueil des visiteurs, gestion du standard téléphonique et prise de messages ; traitement du courrier entrant et sortant, classement et archivage physique et électronique ; appui aux projets/programmes pour l’archivage ; gestion des archives des projets clôturés ; mise en place et mise à jour des bases de données fournisseurs et réceptifs hôteliers ; liaison avec les fournisseurs et prestataires ; organisation logistique des ateliers et événements des programmes (hôtels, salles, traiteurs, fournitures), gestion des devis, bons de commande et suivi des livraisons, transmission des documents nécessaires aux services comptables, suivi des factures et constitution des liasses documentaires ; réception des besoins, préparation, validation et transmission des bons de commande, suivi des livraisons et factures, transmission des dossiers complets au contrôle interne ; organisation des déplacements (billets, hôtels, agendas), préparation et suivi des bons de commande et paiements, transmission des titres de transport aux bénéficiaires ; organisation logistique des réunions, préparation et diffusion des documents, prise de notes et rédaction des comptes rendus ; gestion des fournitures, consommables et inventaires, appui suivi du nettoyage et de la maintenance des locaux, suivi de dossiers administratifs auprès des parties prenantes (projets, CAM, autorités nationales), appui à la reproduction de documents (photocopies ; scan, reliure) ; tenue de caisse selon les procédures en vigueur, paiements en espèces, gestion des avances et perdiems, tenue du livre de caisse et inventaires mensuels, préparation des demandes de réapprovisionnement.