Description du poste :
Mission du poste
Sous la supervision du Coordinateur terrain, le Logisticien-Administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et de Solidarités International. Il organise le support logistique et administratif aux programmes, supervise l’ensemble des activités logistiques, appuie et forme son équipe, et assiste le responsable de base dans la mise en œuvre des règles de sécurité.
Principales responsabilités
Gestion d’équipe
Définir les besoins en personnel administratif et logistique et recruter selon les moyens disponibles.
Former, encadrer et appuyer les membres de l’équipe sur la base d’affectation.
Planifier et superviser les activités administratives et logistiques.
Reporting et communication
Nouer et entretenir des relations avec les autorités locales et régionales et suivre les réglementations en vigueur.
Capitaliser sur les listes de prix, fournisseurs et documents administratifs (import/export, exonérations, taxes).
Superviser l’archivage et l’envoi des dossiers achat des programmes clôturés.
Assurer le reporting administratif et logistique vers la coordination et fournir les informations nécessaires aux rapports financiers et audits.
Administration
Superviser la gestion administrative du personnel (recrutement, embauche, intégration, briefing, paie et archives).
Participer aux mesures disciplinaires et à la définition des politiques salariales et sociales.
Organiser les réunions et la communication avec le personnel, suivre l’évolution du coût de la vie et tenir à jour l’organigramme de la base.
Trésorerie et comptabilité
Gérer la trésorerie, approvisionner banques et caisses, sécuriser les fonds et valider les décaissements.
Superviser la tenue de la comptabilité, contrôler les soldes, préparer la clôture mensuelle et réviser la comptabilité.
Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires, assurer le respect des procédures des bailleurs et assister aux rapports financiers et audits.
Logistique
Approvisionnement : analyser le marché local, mettre à jour les listes de prix et fichiers fournisseurs, établir les chronogrammes d’achat, superviser les dossiers et contrats.
Parc véhicules : négocier les contrats, établir les plannings, former les chauffeurs et contrôler leurs connaissances.
Parc équipements et télécommunications : mettre à jour l’état du parc, organiser l’installation, la sécurisation et le suivi.
Parc informatique : mettre à jour antivirus, sauvegarder et protéger les données, fournir assistance technique et formation.
Stocks : organiser les locaux, sécuriser les espaces de stockage et garantir la tenue de la documentation.
Sécurité
Mettre en œuvre les moyens pour assurer la sécurité des équipes.
Former les équipes aux procédures et règles de sécurité.
Remonter toute information relative à la sécurité à son responsable hiérarchique.
Position dans l’organigramme
Autorité hiérarchique : Coordinateur terrain, Responsable de base.
Autorité sur : Équipe administrative et logistique de la base.
Autorité fonctionnelle : Coordinateur administratif et coordinateur logistique.
Profil du titulaire du poste
Formation
Bac+3 en Sciences de Gestion ou Logistique.
Expérience professionnelle
3 à 4 ans dans un poste similaire.
Expérience ONG appréciée.
Compétences et aptitudes
Maîtrise des logiciels SAGA, HOMERE, Link.
Expérience en gestion financière, comptable, logistique et RH.
Expérience avérée en gestion d’équipe et renforcement des capacités.
Leadership et approche managériale participative.
Informatique
Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook…).
Qualités humaines
Rigueur, fiabilité, intégrité, discrétion, autonomie et esprit d’initiative.
Organisation, planification, priorisation, flexibilité et adaptation.
Esprit d’équipe, communication, engagement humanitaire, dynamisme et réactivité.
Langues
Français obligatoire.
Anglais et une langue locale (Zarma, Sonrhai, Peulh) sont un atout.