Description du poste :
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués et sous la supervision du chef de service/responsable des affaires politiques, l'assistant administratif sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines
Initie, examine, traite et assure le suivi des actions liées à l’administration, aux activités de ressources humaines, par exemple le recrutement du personnel, des consultants et des entrepreneurs individuels, en garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
Superviser la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants et assurer le suivi de l’état d’avancement des annonces de postes vacants.
Budget et finances
Aide à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines.
Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare les ajustements si nécessaire.
Assiste le superviseur, au besoin, dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
Analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Préparation des estimations budgétaires pour les ateliers officiels.
Administration générale
Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
Gère toutes les questions administratives de la Section des affaires politiques, y compris les priorités administratives et le flux de travail du chef des affaires politiques et de la Section des affaires politiques.
Assure une coordination étroite avec toutes les parties prenantes internes et externes de l'UNOWAS et les partenaires institutionnels, y compris les missions sur le terrain, la cellule de liaison de l'UNOWAS à Nouakchott, ainsi que les entités régionales et sous-régionales et la société civile, dans le traitement d'un large éventail de demandes d'informations complexes et d'enquêtes dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans de travail, projets et programmes respectifs.
Participe activement à la planification des missions officielles de tous les responsables des affaires politiques, y compris le chef de section/Affaires politiques, dans le respect des directives, règles et règlements en vigueur.
Assiste la section POLAS dans l'organisation de réunions, d'événements, d'ateliers, le traitement des demandes de voyage du personnel et des participants, coordonne tous les aspects logistiques des opérations quotidiennes de la section pendant les réunions.
Surveille les comptes et les paiements aux fournisseurs, consultants et entrepreneurs individuels pour les services. Gestion des contrats
Assurer la liaison avec le support de mission, initier le processus d'approvisionnement pour les acquisitions de faible valeur liées à la préparation de divers matériels, à la location de voitures pour le transport des participants à l'événement, à la location de locaux et aux services de restauration.
Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l'ONU pour le personnel contractuel et de travail de l'unité, de la section ou du service de l'ONU, y compris les laissez-passer de l'ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l'ONU, l'accès par carte magnétique et les clés de porte.
Effectue d’autres tâches connexes au besoin.
Compétences
Professionnalisme : Aptitude à s'acquitter d'un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l'objectif d'égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Esprit d'équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation. Sollicite les contributions des autres en valorisant véritablement leurs idées et leur expertise ; est disposé à apprendre d'eux. Place les intérêts de l'équipe avant ses intérêts personnels. Soutient et agit en accord avec les décisions finales du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa position. Partage le mérite des réalisations de l'équipe et accepte sa part de responsabilité pour les échecs de l'équipe.
Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
Emploi – Qualification spécifique
Une formation technique complémentaire en secrétariat, administration, gestion de bureau ou autre domaine pertinent est souhaitable.
Expérience professionnelle
Au moins sept (7) années d'expérience dans les services administratifs, les finances , la comptabilité, l'audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à cinq (5) années pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une expérience des politiques et procédures administratives au sein des Nations Unies ou d'organisations internationales similaires est requise. Une expérience de travail avec des applications basées sur la planification des ressources de l'entreprise telles que SAP/Umoja est souhaitable.
Langues
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. La maîtrise de ces deux langues (à l'oral comme à l'écrit) est indispensable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation écrite suivie d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Le présent avis de vacance de poste est publié pour pourvoir un poste temporairement vacant pendant l’absence du titulaire titulaire pour une période d’un an ou plus. Le titulaire titulaire a le droit de revenir à ce poste à l’expiration de la période de vacance temporaire. Si le titulaire titulaire exerce son droit de retour, la nomination, l’affectation temporaire ou la promotion du candidat sélectionné pour cet avis de vacance de poste ne sera ni renouvelée ni prolongée. La procédure de sélection pour cet avis de vacance de poste sera menée conformément à l’instruction administrative ST/AI/2010/3 relative au « Système de sélection du personnel » et comprendra le processus de contrôle de conformité par un organe d’examen décrit dans la disposition 4.15 du Règlement du personnel. En cas de sélection, un fonctionnaire du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies qui répond à la définition de « candidat interne » figurant dans la disposition 4.10 du Règlement du personnel sera placé en affectation temporaire s’il occupe la même classe que celle de l’avis de vacance de poste ; et une promotion temporaire s’il occupe une classe inférieure à celle de l’avis de vacance de poste. Si le titulaire régulier quitte son poste pendant cette affectation temporaire ou promotion, le membre du personnel sélectionné sera affecté latéralement, promu ou transféré au poste sans autre processus de sélection conformément à l’article ST/AI/2010/3.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies ne pose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la mosaïque « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L'évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l'avis de vacance de poste actuel. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d'emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
Les Nations Unies ne facturent aucun frais à aucun stade du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement ou formation). Les Nations Unies ne se préoccupent pas des informations sur les comptes bancaires des candidats.