Description du poste :
Objectif du poste
Apporter un soutien stratégique, administratif, logistique et protocolaire au fonctionnement quotidien de la Délégation. Vous assurez la coordination administrative, les relations institutionnelles et le soutien aux activités de coopération, dans un environnement multiculturel et diplomatique exigeant.
Missions principales
1. Gestion administrative et institutionnelle
Rédiger, formater et archiver la correspondance officielle (courriers, notes, rapports, comptes rendus, reporting).
Gérer et sécuriser les documents sensibles (accords bilatéraux, conventions de partenariat, dossiers confidentiels).
Assurer le respect rigoureux des procédures administratives, juridiques et sécuritaires du poste.
2. Organisation événementielle et protocolaire
Coordonner la logistique des événements officiels (séminaires, réceptions, missions économiques).
Organiser les déplacements officiels du Délégué général (réservations, visas, transport, hébergement).
Appliquer les règles protocolaires en vigueur (accueil de personnalités, cérémonies, étiquette, placement…).
3. Communication et relations publiques
Agir comme interface avec les partenaires :
Institutions sénégalaises, ambassades, ministères ;
Siège WBI à Bruxelles ;
ONG, universités, entreprises partenaires.
Assurer la gestion des canaux de communication : appels, courriels, réseaux sociaux, accueil physique des visiteurs.
Rédiger et diffuser des contenus institutionnels en lien avec les projets de coopération.
4. Soutien aux programmes de coopération
Assurer le suivi administratif des conventions de financement et rapports d’activités des partenaires.
Participer à la capitalisation documentaire des projets de coopération.
5. Gestion financière et comptable
Tenir la caisse de fonctionnement (petite caisse, justificatifs).
Suivre les comptes bancaires, les dépenses, les chèques émis.
Assurer la comptabilité du poste (encodage, classement, reporting au siège).
Suivre les procédures financières internes en conformité avec les règles du bailleur.
6. Ressources humaines
Préparer les bulletins de paie et suivre les obligations sociales (IPRES, CSS, IPM...).
Gérer les déclarations fiscales et sociales, congés et absences.
Rédiger les documents RH : attestations, contrats, courriers RH divers.
7. Logistique & maintenance
Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires (appels d’offres, contrats, facturation).
Assurer le suivi du matériel, des achats, de l’inventaire et de l’entretien des équipements.
Veiller à la bonne tenue des outils informatiques et de communication (liaison avec prestataire IT local).
Profil recherché
Formation
Diplôme de niveau Bac +3 minimum en :
Assistanat de direction,
Relations internationales,
Administration publique ou gestion de projets.
Une formation complémentaire en protocole diplomatique, en gestion de projets ou en comptabilité publique est un atout.
Expérience
Minimum 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement en contexte :
Diplomatique / consulaire ;
Coopération internationale ;
ONG / organisations multilatérales ;
Expérience en Afrique de l’Ouest fortement valorisée.
Compétences techniques
Excellente maîtrise du Pack Office, de SharePoint, Teams, outils collaboratifs.
Connaissance des outils comptables de base (Excel avancé, tableaux de bord, logiciels comptables).
Bonne maîtrise des usages diplomatiques et protocolaires.
Langues
Français courant exigé (langue de travail).
Wolof ou autre langue locale appréciée.
Anglais professionnel est un atout pour les échanges avec les partenaires internationaux.
Compétences comportementales
Excellente présentation et sens du protocole.
Discrétion absolue, loyauté, respect du secret professionnel.
Aisance relationnelle, sens du contact, diplomatie.
Esprit d’initiative, sens de l’organisation et autonomie.
Grande capacité à gérer les imprévus et les urgences.
Bonne résistance au stress et à la pression.
Esprit d’équipe et capacité à évoluer dans un cadre multiculturel.
Conditions et candidature
Merci d’envoyer votre CV (max. 2 pages) et votre lettre de motivation